„In Deutschland tun wir uns schwer mit dem Delegieren“ - Interview mit Silvan Kurras
Inhalt: Künstliche Intelligenz im Bereich virtuelle Assistenz/ Strategie gegen das Verzetteln: Focus & Finish / Outsourcing: Viele Unternehmer:innen könnten deutlich mehr delegieren / Herausforderung beim Delegieren: Habe ich genug Aufgaben?
Interview mit Silvan Kurras, Experte für Aufgabenmanagement und Outsourcing und Geschäftsführer von IVA – Ihr virtueller Assistent GmbH (Homepage / Flowyze Info-Gespräch / Passt Flowyze zu mir / LinkedIn / Xing / Facebook / Instagram / X)
Simon Stäuber: Herzlich willkommen, Silvan! Was machst du beziehungsweise was macht deine Firma?
Silvan Kurras: Einfach gesagt, unterstützt unsere Firma Menschen bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Wir übernehmen vor allem wiederkehrende Tätigkeiten, um so eine langfristige Zusammenarbeit zu ermöglichen, bei der wir den Kunden und seine Bedürfnisse genau kennenlernen.
Simon: Oft spricht man bei dieser Dienstleistung von virtueller Assistenz. Welche Gruppen oder Firmen profitieren am meisten von solchen Dienstleistungen? Sind es Freiberufler oder auch große Konzerne? Und um was für Aufgaben geht es normalerweise?
Silvan: Hauptsächlich profitieren kleine Unternehmen, Freelancer, Coaches und Berater von solchen Diensten. Wir bieten dabei Entlastung und fügen zusätzliche Kompetenzen hinzu. Im Bereich Projektmanagement ist das zum Beispiel Projektkoordination: Jegliche Dinge, die organisiert, nachverfolgt, gepflegt werden müssen. Also etwa Projektpläne, Workshops, Nachbereitungen oder auch ganze Workshop-Begleitungen.
Bei mittelständischen Unternehmen ähnelt unser Service eher einem Concierge-Dienst. Das heißt, es gibt virtuelle Assistenten, die zur Verfügung stehen für alle Mitarbeiter, und an die können dann vielfältige Aufgaben delegiert werden, zum Beispiel Hotelbuchungen oder Reiseplanungen, oft sogar für Privatreisen.
Künstliche Intelligenz: (Noch) kein großes Thema
Simon: Wie siehst du die Zukunft der Assistenzdienste im Kontext der künstlichen Intelligenz?
Silvan: Eine große Vision sehe ich tatsächlich noch nicht. Wir nutzen bereits KI für spezifische Aufgaben, zum Beispiel Zusammenfassungen oder E-Mails. Aber für komplexe Aufgabendelegation und Automatisierung sind uns diese Technologien aktuell noch zu aufwendig. Da würden wir viel zu viel Zeit verlieren, wenn wir dies mit KI umsetzen würden.
Im Moment ist auch der menschliche Aspekt unersetzlich, also der zwischenmenschliche Kontakt. Aber, wenn man später vielleicht einmal das Metaversum oder Ähnliches gut nutzen kann, wo man sich in denselben Räumen aufhält - eventuell funktioniert das dann besser.
Strategie gegen das Verzetteln: Focus & Finish
Simon: Hast du aufgrund deiner Erfahrung spezielle Tipps, wie man richtig gut und effizient arbeitet?
Silvan: Ja! Auf jeden Fall das, was man begonnen hat, erst beenden, bevor man das nächste macht. Kurz gesagt: Focus and Finish. Das ist so eine Art Mantra bei uns. Man verzettelt sich einfach gerne im Alltag, darum: Mache erst dann wieder das nächste, wenn du wirklich die eine Sache beendet hast. Das geht natürlich bei manchen Dingen leichter. Bei den großen Projekten ist es schwierig, da muss man immer wieder etwas liegen lassen, weil man Wartezeiten hat oder Ähnliches. Aber man sollte es immer probieren.
Outsourcing: Viele Unternehmer:innen könnten deutlich mehr delegieren
Simon: Wie kamst du selbst zu dem Thema virtuelle Assistenz?
Silvan: 2013 hatte ich eine extrem hohe Arbeitslast. Nachdem ich selbst das erste Mal virtuelle Assistenten genutzt hatte, war ich so begeistert von dem Konzept, dass ich beschloss, selbst in diesem Bereich tätig zu werden. Ich habe mir überlegt, da muss ich doch eigentlich 100.000 Menschen finden, die das sofort haben wollen. Und dann habe ich angefangen zu telefonieren. Das war die erste Aktion und ich habe die ersten Kunden damit gewonnen. Der Markt ist groß, davon bin ich überzeugt, aber ist in Deutschland nicht ganz einfach zu erobern. In den USA ist Outsourcing zum Beispiel ein wahnsinnig beliebtes Thema. Da muss man das nicht erklären. Das machen die sofort, das ist, als ob man seinen Rasen vom Nachbarskind mähen lässt. In Deutschland aber muss man das erklären, hier ist Outsourcing mit viel Überzeugungsarbeit verbunden, aber es wird besser. Also: Wir versuchen dazu beizutragen, dass es besser wird.
Herausforderung beim Delegieren: Habe ich genug Aufgaben?
Simon: Was überzeugt Kunden letztendlich von Assistenzdiensten?
Silvan: Viele sind von der Idee begeistert, Aufgaben abgeben zu können. Die Herausforderung liegt darin, ihnen zu zeigen, wie man regelmäßig Aufgaben delegiert. Dazu bieten wir auch Workshops an, denn die Sache ist: Die Leute kommen mit einer Sache, die ist schnell erledigt, und dann wissen sie nicht mehr weiter. Das ist tatsächlich die größte Herausforderung, dass dann Stille einkehrt nach der ersten Aufgabe. In so einem Workshop gehen wir alles durch, beruflich und wenn gewünscht auch privat. Am Ende steht eine klare Liste der Aufgaben, die regelmäßig delegiert werden können.
Simon: Wie viele Assistenten beschäftigst du persönlich?
Silvan: Derzeit habe ich eine Assistenz, die sich um vertriebliche und Backoffice-Aufgaben kümmert.
Simon: Vielen Dank für das aufschlussreiche Interview!